【ビジネス】一流以外は皆悩んでいる〜会議の内容が頭に入らない？皆わかってないから安心しよう〜

私たちは、先輩・上司・部下・顧客等と日々様々な会議を行っています。

会議は、情報を共有する、課題を特定する、解決策を検討する、コミュニケーションを取る、など仕事をする上で必要不可欠であり、生産性を高めてくれるものです。

ただ、精通している業務の会議であっても、ん？話について行けなくなってきたな？と感じた事がある人は沢山いると思います。最初はあの議題で話をしていたのに、いつの間にか議題がすり替わっているように感じる。説明が長すぎてどこが重要なのか分からなくなっている。こういう状況にパニックになっているが、周りの人は皆分かったような雰囲気を出しているので焦ってしまう。

実はこの状況が生まれているのは、自分の理解力が足りてないからだけではありません。

今回は何故このような状況が起こるのか、自分の経験を元に説明していきます。

1. そもそも出席者ごとに会議の解釈は違っている。

会議でパニックになった後、僕はAさん、B上司、C後輩に別々に、さっきの会議の課題と結論を確認した事があるのですが、意外にも全員課題と結論の説明が異なっており、重要だと感じている部分が異なっていたのです。

要するに個人個人で解釈がバラバラであったのです。これだとなんのために会議をやっているんだと言う話ですが、議論が始まり、５分後、20分後、60分後の解釈は各人で異なっており変化している為、そもそも話が少しづつズレていってしまっているのです。

会議の議題が複雑なほどこの傾向は強まると思われますので、あなたが話についていけないと感じた時には、３人くらいに会議の課題と結論を聞いてみるといいかもしれません。その中からこれが一番重要そうだなと思うことを記憶しておきましょう。

また、お客さんとの会議後は、細かいニュアンスを逐一確認するようにしましょう。

2.一定数会話をする事が目的になっている人がいる。

世界最高のコンサル、マッキンゼーでは会議において発言をしない人は価値なしと思われます。会議は情報共有の意味もある為、できる限り多くの人が発言するのが望ましいのですが、一定数、会話をすることで自分の存在をアピールしたがる人がいます。

その人は発言を目的に会議に参加している為、中身の薄い事を延々と語っていく傾向があります。その人が自分よりも役職が高いと、すごく意味のある事を言っているように感じてしまうのですが、会議が終わった後、そもそもの議題とあの人のいう事が繋がらん！と感じてしまうのです。

本来議論中にズレた話が出たら遮るべきなのですが、日本人は他者の発言を否定するのが苦手な為、そのまま吸収して議題に霧をかけたまま話を続けてしまいがちなのです。

会議中、この人は発言を目的に会話していると感じたら、真剣に聴き込まず少し冷静になって距離をおいて聞いてみましょう。

この人の発言を真剣に聞いてる人は混乱しているはずです。

3.会議の議題そのものがぼやけている。

議題「社員の実残業時間とタイムカードに乖離が生じており、職員の健康上の観点から乖離を無くしていきたい」　を考えてみます。

この議題を読んだ時、いくもの事が脳裏を過ると思います。

例えば、

・乖離している事が職員の健康上問題があるのか？健康問題を解決するならば他の方

　法を議題にすべきでは？

・残業代の支払いを避ける為、タイムカードを先に切って残業させている事が問題な

　のか？それならば、会社の体制を疑うべきなのでは？

・個人によって残業と考える業務が異なっている為生じているのならば、、残業に該

　当する業務を統一すべきなのでは？

議題１つからいくつも問題が見えてくるケースがある場合は要注意です。議論の前に真の問題を定めておかないと、必ずどこかでズレが生じてしまいます。

最後に

以上のように、本人の理解力以外の事が要因で会議の内容が頭に入らない事は多々あります。

もちろん業務の内容を深く広く理解し、会議を有意義なものにする努力は重要ですが、上記したように、会議そのものに潜む問題点も頭に入れておくことも重要となってきます。