【ビジネス】一流の基礎〜営業をやっている僕がiphone,iPadで業務効率化をするために必要だと思うアプリ達 ②業務管理編〜
どうもこんばんはからすぅです！
前回のブログでは営業職必需アプリとして、ボイスレコーダとspeechyをご紹介しました。
これで⑤の???が埋まりました。
前回に引き続き、営業職の人が使うと便利だと思われるアプリのご紹介をさせて頂きますが、今回は⑦の案件ごとに業務進捗状況を管理するアプリをご紹介致します。
1.アプリを紹介する前に業務管理の手法、GTDをご紹介します。
まず、案件ごとに業務進捗状況を管理するアプリとは具体的にどのようなことなのかですが、まず一つの仕事を完遂するにも、以下図のように各工程をこなしていくことになると思います。
こういった流れの仕事をいくつも抱えることもあるでしょうし、また、各工程の中でもやらなければならない細かい作業がいくつもあると思います。
なので、自分のいう業務進捗状況を管理するというのは、
①自分がいくつの案件を抱えているのか管理する。
②案件ごとにどの工程まで進んでいるのか管理する。
③工程ごとに作成すべき資料や手続きはどこまで進んでいるのか管理する。
④業務をこなす中で、ふと湧き出た閃きや、要望等でやらなければならない事なども、 記録として残し管理できるか。
が重要になってきます。
そして業務進捗状況を管理する上で、GTDという考えが以外と重要になってきます。
GTDに関しては以前別の記事でご紹介させていただいています。
incentive-to-innovation.hatenablog.com
要約するとですが、GTDとは５つのステップ（情報の収集、集めた情報の処理、処理後のタスクの整理、タスクの見直し、実行）を行うことにより、業務管理効率を高めることとなっています。
なんとなく似たような業務管理をされている方もいるかもしれませんが
実際にGTD関係のアプリを活用し、ルールに沿って業務をこなすと、業務管理全体が非常にやりやすくなります。
なので、今回紹介するアプリはGTD的な機能が入ったアプリを紹介したいと思います。
2.直感的な操作がしやすい【Things3 for Ipad】
以下僕の使い方になります。
■inboxに思いついたことを何でも記入する。（リスト作成）
■リストの中で数分以内に片付きそうなものは即座に実行する。
■リストに残った一覧はエリア分けする（仕事、プライベート、習い事など）
■エリア分けしたものは更に、プロジェクト（仕事であれば、A業務、B業務など）分けする
■プロジェクト分けしたタスクにはメモ、チェックリスト、タグ、タスク実行予定日、タスク期日が振り分けられるので、タスクを詳細に管理できるようにする。
■終わったタスクはすぐに消去する。
■リマインダ―があるため忘れ物がしにくい。
■異なるデバイスでもThingsアプリ間では同期ができる。
ひとまずこのアプリだけで、業務の管理が非常にしやすくなった感はあります。
実際にA業務（プロジェクト）に関する入札（タスク）だけでもチェックリストにあるような内容を作成しなければなりませんし、忘れ物を減らすためにも是非活用して欲しいアプリです。
3.無料版もすごいけど、有料版はもっとすごい【Todoist】
無料版でもインボックスがあるので、頭の中の情報をそこにぶち込んで情報の処理、整理をすることは十分できます。これだけでも使う価値はありだとおもいます。
勝手ではございますが、こちらの方が無料版の操作方法を上手くまとめていらっしゃいますので、ご参照ください。
【誰でも分かる！】Todoistの使い方を徹底解説！ | 行動力の学校
ただし、コメントやリマインダー、タグ管理等は有料版でしかできないため、どうしても有料版がほしくなってしまいます。
有料版（年間3500円ほど）になると、things3にはない機能も付いていたりしますし、windowsとの互換性（無料版でも）もあるようなので、使い勝手でいえば、things3以上なのかもしれません。
僕はIpadでの業務管理にこだわったこと、直感的な操作のしやすさという点でThings3を推しています。
4.美しく使いやすい最強のWunderlist
このアプリは完全無料でありながら、Thingus3とほぼ同じことができます。
加えて、
■様々な端末で使用可能
■作成した実行リストを他者とも共有することができる。メッセージ可能
■データファイルの添付ができる。
もできる超優秀なアプリです。ただ、無料アプリということでサービスが終了すればデータとかも消えてしまうのかな？とも不安になってしまいますので、そういう意味ではThings３の方が良いのかな？とも思ったり
5. 直感的な操作が難しいが、多機能なOmniFocus
MAC版の画像になりすがこちらをご覧ください
めちゃくちゃスタイリッシュで仕事できる人に思われそうなアプリじゃないですか！！か、かっこいい！！
ちなみにIpad版はこんな感じ
画面が三つくらいに別れており、見ていてかっこいい！
しかし、Ipad版しか使っていませんが、なかなか直感的に操作するのが難しい気がしています。
公式サイトなんかをみてると非常に多機能なようですが、英語表記で読めない！
なので、英語を読める人なんかはこちらを試してみるのも良いかもしれません！
最後に
個人的にはThings3かWunderlistをもう少し深く使ってみて、実践に使えるよう昇華していこうと考えております。
もちろん、todoist,OmniFoucsも高評価アプリなので、上記アプリ２つを使いこなせるようになったら再度深く使用を試みてみようとも思っております。
基本的にはどのアプリもGTDに対応した機能を備えているため、使う分に素晴らしいアプリであることに代わりはありません。
最後は使う人の使い勝手の良さが決め手になると思いますので、皆さんも是非自分にあったアプリを探してみてください！
incentive-to-innovation.hatenablog.com
